之前,我們有很多文章,告訴大家富有成效的人會(huì)如何做事。但是從另一個(gè)角度,更富有成效不只是你做了什么事情,而在于你不做什么事情。時(shí)間管理就是如何巧用上帝公平給每個(gè)人的24小時(shí)。
一般來說,為了節(jié)約時(shí)間,你最好遵從自己的習(xí)慣,不要輕易變更路線。因?yàn)樾乱磺卸紩?huì)讓我們又學(xué)習(xí)和適應(yīng)的時(shí)間,也會(huì)剝奪我們干其他事需要的時(shí)間。最富有成效的人知道如何保持專注,如何說不,但是更重要的是,他們知道如何授權(quán)和資源外包。
要在耽誤時(shí)間的事情上會(huì)處理,那些生產(chǎn)力殺手的任務(wù),你需要分配給其他人。華盛頓的創(chuàng)業(yè)者,記者Bill Murphy Jr.最近在INC上分享了自己的經(jīng)驗(yàn)。他認(rèn)為如果你想把時(shí)間花在真正重要的事情上,你應(yīng)該避免的重要事情有以下這些。
1.微觀管理你的日歷 你需要一個(gè)日歷。不,你不想成為一個(gè)花費(fèi)每時(shí)每刻努力想起去哪兒有什么約會(huì)。Zirtual的創(chuàng)始人Maren Kate和她的同事Joanna Cohen利用這點(diǎn),讓Zirtual這個(gè)虛擬助手可以為你做這個(gè)最大的事情。
無(wú)論你需要記住送一個(gè)后續(xù)郵件,取消一個(gè)免費(fèi)試用,還是周二晚上把垃圾放出去,“任何需要出現(xiàn)在日歷上的事情就成為一個(gè)好的游戲。”Cohen說,“看病、牙醫(yī),理發(fā)等等。如果你的助理知道這些聯(lián)系信息比你更好,會(huì)是件好事。”
2.網(wǎng)上購(gòu)物 任何網(wǎng)上購(gòu)物任務(wù)可以被分發(fā),即使你不高興把你的信用卡給一個(gè)助理,你可以至少請(qǐng)他縮小你的選擇范圍。同時(shí)的事情適用于旅行安排。
“養(yǎng)成分派這些事情的習(xí)慣是極好的,”Cohen說,“禮物,Amazon訂單、衣服、票務(wù),這些任何需要檢查的,都可以分派。決定疲勞是真實(shí)的。”
3.發(fā)現(xiàn)一個(gè)房子或者公寓 一定的,你不可能讓一個(gè)助理為你買房子,但是這不意味著他們不能處理任何臨時(shí)的決定。事實(shí)上,這也是為什么我們有房地產(chǎn)中介。依靠他們來做調(diào)查,以及編輯看的地產(chǎn)項(xiàng)目有太多意義。
要增加不干涉的額外水平,為何不請(qǐng)一個(gè)信任的助理成為你代理的主要聯(lián)系人呢?至少,這個(gè)人應(yīng)該處理約會(huì)安排和過濾問題。
4.最初的調(diào)查和研究 這一點(diǎn)可以應(yīng)用到許多任務(wù)中,但是外包調(diào)查或者任何項(xiàng)目的外延服務(wù)的第一步是一個(gè)極好的習(xí)慣。無(wú)論你需要買一大筆款項(xiàng)的物品, 比如車,寫一篇演講,或者為你下一個(gè)大約會(huì)選擇一個(gè)飯店,讓其他人做跑腿的活。一個(gè)額外的好處是讓一個(gè)助手扮演像這種看門人,能迫使相互競(jìng)爭(zhēng)的經(jīng)銷商提供,比他們直接和你說更好的優(yōu)惠。
這里的要點(diǎn)是,當(dāng)你必須做最后的決定時(shí),你會(huì)更加專注。如果你沒有花大把時(shí)間收集信息,并且對(duì)搜索流程培養(yǎng)一種過過度的情感依附,你更能做快速,可靠的選擇。
5.打掃 當(dāng)一個(gè)人不特別喜歡打掃,或者不擅長(zhǎng)收拾時(shí),這會(huì)非常耽誤時(shí)間。這樣的人花在整理辦公室,或者擦洗衛(wèi)生間的時(shí)間,可能被更有成效地花在生意上。
針對(duì)這種事情,多數(shù)保養(yǎng)任務(wù),無(wú)論你修理廚房污水坑,還是替換有無(wú)問題的打印機(jī),都是讓那些比你可能做的更好的人來干的最好機(jī)會(huì)。關(guān)鍵是確保你正在用這些騰出的時(shí)間在其他,更富成效的任務(wù)上。
6.通勤和打車 如果你認(rèn)為在你的通勤中,你更富成效,你在愚弄自己。同樣地,如果你花時(shí)間在車上,從一個(gè)約會(huì)到另一個(gè)約會(huì)去往返自己或者家人,你可能也放棄了要富有成效這個(gè)目標(biāo)。
這些可能對(duì)于外包資源來說較困難的任務(wù)。此外,你可能確實(shí)有其他原因,要想處理他們。比如載你的孩子四處逛逛要占用你和他們一對(duì)一相處的大部分時(shí)間。很公平,但是你花在輪子上,或者利用公共交通的時(shí)間,是如果你能,你想要回收利用的時(shí)間。
7.和朋友和家人接觸的時(shí)間當(dāng)然,你想花時(shí)間和朋友、家人一起,但你真的回去反復(fù)想了9次有關(guān)Sally阿姨談到誰(shuí)會(huì)給家庭聚會(huì)帶來土豆沙拉嗎?就此而言,你真的應(yīng)該減緩你在假期的工作,來花整個(gè)下午,或者更多時(shí)間處理和郵寄賀卡嗎?
外包這些內(nèi)容給助理,讓他來操心日程安排,在你真的和你愛的人一起的時(shí)候,把你騰出來。
8.官僚 官僚主義是必要的惡魔,即使對(duì)于多數(shù)企業(yè)家來說,它是魔咒。無(wú)論你是一個(gè)運(yùn)營(yíng)一個(gè)巨大組織的老板,還只是一個(gè)努力想更富成效,同時(shí)還要跟上你的TPS報(bào)告進(jìn)度的人,這些都是分發(fā)完成工作給其他人的主要機(jī)會(huì)。
Cohen說,“你不會(huì)授權(quán)一份商業(yè)計(jì)劃書出去,但是一定應(yīng)該把花銷報(bào)告授權(quán)出去。”
9.任何你拖延做的事情 這個(gè)列表自然不全面,你一定會(huì)想到其他方面。最能暴露的測(cè)試之一,是否你害怕做某件事,或者推遲處理它。當(dāng)你專注更多富有成效的任務(wù)時(shí),這件事是否值得你讓別人做呢?如果是這樣,分派出去。如果不是,可能你需要從你的列表上劃去它。
“真正富有成效的人善于外包資源,對(duì)于這一點(diǎn),他們制作他們喜歡和擅長(zhǎng)的事情。”Cohen表示。
不知道你是否那種喜歡外包和授權(quán)給別人的人嗎?妥善地處理那些你不擅長(zhǎng)的事情,讓你專注在自己擅長(zhǎng)的事情上,你不僅會(huì)更富成效,也更有成就感,同時(shí)你會(huì)成為時(shí)間管理的高手。